بهترین برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان + تکنیک های مدیریت زمان
قطعا همه ما دوست داریم تا از وقتمان بهترین و مفید‌ترین استفاده را ببریم و در این مدت زمان محدودی که در طول شبانه‌روز در اختیار داریم، به همه کارهای خود برسیم؛ اما در اغلب موارد چنین چیزی اتفاق نمی‌افتد و زمان زیادی را بیهوده، بدون آن که بدانیم دقیقا چه کاری کرده‌ایم، از دست می‌دهیم.
قطعا برای شما هم پیش آمده است که نگاهی به ساعت می‌اندازید و متوجه می‌شوید که وقت مفید را برای انجام و حتی شروع کارهای خود از دست داده‌اید و دوباره با خیل عظیمی از کارهای عقب افتاده روبه‌رو هستید؛ اما برای مدیریت زمان و استفاده بهتر از وقت، دقیقا چه کاری می‌توان انجام داد.
مدیریت زمان از آن دسته مهارت‌های بسیار مهم زندگی است که لازم است همه ما آن را یاد بگیریم و با تکنیک های مدیریت زمان آشنا باشیم. مدیریت زمان به ما این امکان را می‌دهد تا برای وقت خود برنامه ریزی دقیقی داشته باشیم و بتوانیم از وقتمان بهترین و مفید‌ترین استفاده را ببریم. وقتی به زندگی افراد موفق نگاهی می‌اندازیم، متوجه می‌شویم که تمام آن‌ها از یک فرمول اعجاب‌انگیز و یکسان برای رسیدن به موفقیت استفاده کرده‌اند. مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد تا از زمان خود بهترین استفاده را ببرید و به همه کارهای خود برسید.
در طول تاریخ، افراد مختلفی روش‌های برنامه ریزی و مدیریت زمان مختلفی را معرفی کرده‌اند و روی آن مانور داده‌اند. تکنیک های مدیریت زمان بسیار متنوع هستند و نمی‌توان یک فرمول یا تکنیک مشخصی را به عنوان بهترین تکنیک مدیریت زمان معرفی کرد. شما باید متناسب با حجم کاری که در پیش دارید و سبک زندگی خود، تکنیک مدیریت زمان مناسب خود را پیدا کنید و مطابق آن برنامه ریزی کنید.
در این نوشته از کلینیک روانشناسی برگ سبز، بهترین کلینیک روانشناسی غرب تهران، درباره مدیریت زمان و اهمیت برنامه ریزی و مدیریت زمان صحبت می‌کنیم و در نهایت چند تکنیک مختلف مدیریت زمان را معرفی می‌کنیم. اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که به کارهای خود نمی‌رسید و در طول روز زمان زیادی را هدر می‌دهید، پیشنهاد می‌کنیم در ادامه این نوشته با ما همراه باشید تا با تکنیک های مدیریت زمان آشنا شوید.
معمولا افرادی که دچار اضطراب و استرس کاری زیاد می‌شوند، مهارت مدیریت زمان ندارند و لازم است که این مهارت را در خود تقویت کنند. با مدیریت زمان می‌توانید از عهده وظایف و کارهای خود به‌خوبی بربیایید. معمولا در جلسات روانشناسی، روانشناس سعی می‌کند تا این مهارت را به این دسته از افراد آموزش دهد تا از این طریق بتوانند اضطراب و استرس خود را کنترل کنند. شما می‌توانید برای شرکت در جلسات روانشناسی مرکز مشاوره برگ سبز، بهترین کلینیک روانشناسی غرب تهران، از طریق لینک زیر اقدام کنید.
چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟
برنامه ریزی یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که همه ما باید آن را بدانیم. با کمک برنامه ریزی و مدیریت زمان، می‌توان زمان محدودی را که در اختیار داریم، بر اساس اولویت، به کارهای مهم واگذار کنیم و اهداف خود را پیش ببریم.
قطعا زمان برای همه ما یکی از مهم‌ترین و باارزش‌ترین سرمایه‌های زندگی است؛ زیرا زمانی که آن را از دست می‌دهیم به هیچ عنوان نمی‌توانیم این فقدان را جبران کنیم؛ از این رو بسیار مهم است که از زمان محدودی که در اختیار داریم، به‌خوبی استفاده کنیم. مدیریت زمان به ما این امکان را می‌دهد تا برای لحظه به لحظه زمانی که در اختیار داریم، برنامه‌ریزی کنیم و کارها و مسئولیت‌هایمان را بر اساس اولویت‌بندی، در زمان تعیین‌شده انجام دهیم. از جمله مزایای مدیریت زمان عبارتند از:
- انجام به موقع کارها
- انجام کارهای بیشتر در زمان مشخص
- بالا رفتن کیفیت انجام کارها
- کاهش استرس و افزایش رضایت از خود
- افزایش قدرت تصمیم‌گیری
- زمان آزاد بیشتر و استفاده بهینه از زمان‌های مرده
- افزایش اعتماد به نفس
تکنیک های مدیریت زمان
برای آن که زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید، لازم است که تکنیک های مدیریت زمان را بشناسید و مطابق با آن عمل کنید. تکنیک‌های فراوانی برای مدیریت زمان وجود دارد که شما می‌توانید با توجه به سبک زندگی خود و شرایطی که در آن قرار دارید، چند تکنیک آن را برای مدیریت زمان خود انتخاب کنید. در ادامه برخی از مهم‌ترین و موثرترین تکنیک های مدیریت زمان را معرفی می‌کنیم. امیدواریم که با رعایت کردن این تکنیک‌ها، شما هم بتوانید تا میزان قابل توجهی روی زمان خود مدیریت و کنترل داشته باشید. از جمله تکنیک های مدیریت زمان عبارتند از:
سازماندهی و نظم
اولین و مهم‌ترین نکته‌ای که در مدیریت زمان و برنامه ریزی باید به آن توجه داشته باشید، سازماندهی کارها و نظم است. سازماندهی و نظم باید در همه ابعاد زندگی شما، حتی مسائل شخصی و روزمره، خود را نشان دهد؛ زیرا مدیریت زمان بدون نظم و برنامه ریزی عملا غیرممکن خواهد بود و بدون نظم، هرگونه برنامه و تکنیکی را برای مدیریت زمان انتخاب کنید، پاسخ مناسب دریافت نخواهید کرد.
اولویت‌بندی کارها
یکی از مهم‌ترین تکنیک های مدیریت زمان، اولویت‌بندی کارها است. برای آن که وقت کافی برای انجام همه کارها و وظایف خود داشته باشید، لازم است که ابتدا برای کارهایتان اولویت‌بندی داشته باشید. اولویت‌بندی به شما این امکان را می‌دهد تا ابتدا کارهای بسیار مهم و ضروری خود را انجام دهید و در صورتی که وقت اضافی داشتید، به سراغ کارهای دیگر بروید. اولویت‌بندی کارها و انجام به موقع کارها واجب و ضروری، از میزان استرس و اضطراب شما نیز به هنگام انجام وظایف و کارهای مختلف می‌کاهد.
برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی
یکی از بهترین و مهم‌ترین تکنیک های مدیریت زمان، برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی است. برای آن که مدیریت زمان بهتری داشته باشید، لازم است که هر آخر هفته، کارهایی که باید در هفته بعد انجام دهید را لیست کنید و سپس بر اساس اولویت، برنامه‌ریزی دقیقی برای آن داشته باشید. همچنین، هر شب قبل از خواب، برنامه روز بعد خود را دقیق‌تر و جزئی‌تر بنویسید تا فردا صبح بدانید که دقیقا چه کارهایی باید انجام دهید. از این طریق می‌توانید تا میزان قابل توجهی از اتلاف زمان خود جلوگیری کنید.
هدف‌گذاری
برای آن که مدیریت زمان بهتری داشته باشید، لازم است که ابتدا هدف‌گذاری مناسبی را تعیین کنید. هدف‌گذاری این امکان را به شما می‌دهد تا بدانید در زمان محدودی که در اختیار دارید، باید به چه چیزهایی دست پیدا کنید؛ سپس متناسب با آن می‌توانید برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید.
لیست «کارهای انجام شده»
یکی از تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان که بسیاری از افراد از آن استفاده می‌کنند، لیست کارهای روزانه یا to do list است. لیست کارهای روزانه بیان می‌کند که در طول روز چه کارهایی را باید انجام دهید. همچنین پس از انجام هر کدام از کارها، می‌توانید جلوی آن تیک بزنید. این موضوع تاثیر روانی زیادی روی روند انجام کارهای شما خواهد داشت و به تقویت اعتماد به نفس شما کمک می‌کند.
همه ما می‌دانیم که اعتماد به نفس نقش بسیار پررنگی در زندگی ما بازی می‌کند و یکی از عوامل موفقیت ماست. بسیاری از افراد بزرگ و مشهور، الگوهای موفقیت و کارآفرینان از اعتماد به نفس بسیار بالایی برخوردارند. اعتماد به نفس یکی از فاکتورهای مهم دستیابی به موفقیت است و این موضوع بر هیچ کسی پوشیده نیست.
انجام مهم‌ترین کارها در ابتدای صبح
حتما شما هم با اصطلاح «قوباغه‌ات را قورت بده» آشنا هستید. این اصطلاح برگرفته از یک کتاب برنامه‌ریزی و مدیریت زمان با همین نام است و به این موضوع اشاره دارد که اگر سخت‌ترین و دشوارترین کار در روز برای شما این است که یک قورباغه را قورت بدهید، این کار را همان ابتدای صبح انجام دهید تا از آن راحت شوید و در ادامه روز بتوانید به کارهای دیگرتان برسید.
یکی از تکنیک های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، انجام مهم‌ترین و دشوارترین کارها در همان ابتدای روز است. معمولا ما در ابتدای روز انرژی بیشتری برای انجام کارها خواهیم داشت و تمرکزمان بالاتر است؛ پس بهتر است مهم‌ترین کارها را در همان ساعات انجام دهیم. همچنین اگر کاری برای ما سخت و دشوار است، بهتر است در همان ابتدای روز انجام شود تا پیش از این ذهن ما را درگیر خود نکند و بتوانیم در ادامه روز به موارد مهم‌تر دیگر بپردازیم.
دوری از مالتی تسکینگ
یکی از مواردی که مانع مدیریت زمان می‌شود، مالتی تسکینگ یا انجام و پیش بردن چندین کار و پروژه به صورت همزمان است. بر خلاف تصور عموم، مالتی تسکینگ نه تنها باعث بهره‌بری بهتر و بیشتر از زمان نمی‌شود، بلکه کیفیت انجام کار شما را نیز به شدت کاهش خواهد داد.
مولتی تسک بودن این است که شما بتوانید چندین کار متفاوت را به صورت همزمان انجام دهید. به عنوان مثال، این توانایی را داشته باشید که همزمان هم به پادکست مورد علاقتان گوش دهید و هم آشپزی کنید. بسیاری از دانشمندان باور دارند که مولی تسک بودن یک ویژگی مثبت نیست و معایب آن بسیار بیشتر و تاثیرگذارتر از مزایای آن است؛ از این رو توصیه می‌کنند که به سراغ سینگل تسک بودن بروید.
جلوگیری از حواس‌پرتی
یکی از مواردی که در دنیای امروز باعث می‌شود که ما نتوانیم به دنبال کارهای خود برویم و مطابق برنامه‌ریزی قبلی، کارها را پیش ببریم، حواس پرتی است. تلفن همراه یکی از مهم‌ترین ابزارهایی است که باعث حواس‌پرتی ما می‌شود. قطعا شما هم با این صحنه آشنا هستید که برای چک کردن نوتیفیکیشن تلفن همراه خود، تنها یک لحظه کار را رها می‌کنید و تلفن خود را برمی‌دارید و تا ساعت‌ها مشغول آن می‌شوید و از برنامه عقب می‌مانید.
برای آن که از چنین مشکلاتی جلوگیری کنید، لازم است که عوامل حواس‌پرتی را از محیط کار خود دور کنید. یکی از توصیه‌های بسیار مهم و مفید برای مدیریت زمان این است که تلفن همراه خود را در حالتی قرار دهید که در طول انجام کار، هیچگونه نوتیفیکیشنی دریافت نکنید.
دوری از کمال‌گرایی
کمال‌گرایی یکی دیگر از موانع برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است. زمانی که شما دچار کمال‌گرایی باشید، دوست دارید که همه کارها را به بهترین شکل و با بالاترین کیفیت انجام دهید و تا زمانی که چنین شرایطی برای شما فراهم نباشد، اقدام به انجام کارهای خود نمی‌کنید. برای مدیریت زمان ابتدا باید کمال‌گرایی خود را کنار بگذارید.
کمال گرایی یکی از اختلالات روانشناختی است که متاسفانه بسیاری از افراد آن را به عنوان یک اختلال شناسایی نمی‌کنند و به چشم یک ویژگی مثبت به آن نگاه می‌کنند؛ اما باید گفت که کمال گرایی یکی از اختلالات بسیار مهم است که می‌تواند تاثیر بسیار زیادی روی زندگی فرد داشته باشد. فرد دارای کمال گرایی برای رسیدن به موفقیت تلاش بسیار زیادی می‌کند و همه چیز را به صورت صفر و یکی می‌بیند. این افراد تلاش بسیار زیادی می‌کنند تا بهترین باشند و اگر این اتفاق نیافتد، انگیزه و امیدشان را به صورت کلی از دست می‌دهند.
